bab.3 Menggunakan E-mail untuk komunikasi

A. MENDESKRIPSIKAN FUNGSI E-MAIL SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Electronic Mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakandi Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Dengan Email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini. Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu dibalas. Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar, graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.

E-mail atau surat elektronik merupakan suatu solusi alternative dari teknologi informasi bagi dunia untuk melakukan aktivitas di bidang komunikasi jarak jauh yang menawarkan kemudahan dan keuntungan dari segi kegunaan dan kemampuannya yang seolah-olah tidak lagi dibatasi oleh jarak dan waktu.Sebagaimana kita mengetahuinya, surat konvensional merupakan salah satu alat komunikasi yang senantiasa dipakai oleh umat manusia sejak dahulu kala dalam melakukan komunikasi dengan seseorang yang bertempat tinggal yang cukup jauh dari dirinya, hal ini merupakan teknologi yang efektif pada waktu itu (sebelum ditemukannya alat telegraf dan telepon).Namun kendala waktu yang dibutuhkan oleh surat via pos tersebut merupakan permasalahan tersendiri. Kemajuan teknologi telah membawa manusia dari surat kovensional/ via pos dalam melakukan distance of communication (komunikasi jarak jauh) ke komunikasi jarak jauh yang memamfaatkan sinyal analog dari jalur kabel yaitu telegraf hingga ke pesawat telepon. Untuk kedua hal barusan tersebut kendala akan waktu sudah tidak menjadi permasalahan lagi. Kini kemajuan teknologi lebih menghebohkan lagi, selain kendala waktu dapat diatasi dengan lebih baik dari segi kemampuan dan kefleksibelan komunikasi jarak jauh dapat kita katakan lebih canggih.B. MENDESKRIPSIKAN PERSAMAAN DAN PERBEDAAN Mailbox DIKANTOR POS (FISIK) YANG MEMILIKI IDENTITAS DAN KUNCI DENGAN Mailbox E_mail (Logik) yang memiliki User ID dan PasswordSurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama di kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional. Sesudah sampainya surat penerima akan membuka kotak pos yang terdapat di depan rumah. Dalam kasus ini, pengirim tidak tahu apakah orang yang dituju sudah menerima surat tersebut apa nelum, sampai pengirim menerima sirat balasan.Pengirim surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus diklarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada si pengirim.E=mail sangat mudah digunakan. Pengguna cukup mengetikkanteks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.Pengguna e-mail memili sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan data kunci.C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek Untuk membuat E-mail.Seperti yang telah diseutkan sebelumnya, terdapat penyediaan layanan e-mail yaitu:
a. Yahoo!
b. Gmail
c. Hotmail
d. Plasa

Menulis email sudah menjadi bagian dari pekerjaan kita beberapa tahun terakhir ini. Dunia menjadi semakin terlihat kecil dengan kemampuan email untuk mengirim dan menerima surat, data atau gambar ke suatu tempat yang bahkan tidak pernah kita ketahui sebelumnya.
Sebagai bagian dari pekerjaan, sudah seharusnya kita mencoba untuk mencari tahu bagaimana dalam menulis email yang baik dan benar.

Apa yang dimaksud dengan “Cc” dan “Bcc”?

Biasanya “Cc” (Carbon Copy) digunakan untuk orang yang anda tuju tapi tidak memerlukan reply (tanggapan) dari mereka atau hanya sekedar pemberitahuan saja. Sedangkan “Bcc” (Blind Carbon Copy) digunakan hampir sama dengan “Cc” tetapi dalam hal ini, penerima dalam “Bcc” tidak akan diketahui (terihat) oleh penerima yang ada di “To” atau “Cc” dan juga penerima “Bcc” tidak dapat melihat penerima lain yang ada di “Bcc” juga.

Menggunakan alamat tujuan & subjek untuk membuat e-maila.melakukan pendaftaran di yahoo mail-klik tombol start-klik browser website-buka situs yahoomail di http//mail.yahoo.comD. MELAKUKAN ATTACHMENT FILE DALAM E_mailMelakukan Attachment:Attachment adalah suatu proses penyertaan data lain dalam pengiriman e-mail.Langkahnya:1. Buka mail box e-mail (yahoo).2. Pilih compose/new.3. Klik to, masukkan alamat yang di tuju.4. Tuliskan Subjectnya.5. Klik Attach Files.6. Pilih data yang ingin disertakan.7. Pilih send.Buat teman-teman yang masih pemula, berikut ini adalah cara mengirim email dan attachment (file lampiran) dapat berupa dokumen word, excel, powerpoint, dll. File gambar (jpg, bmp, gif, dsb), file multimedia misalnya format mp3, avi atau file terkompress (zip, winrar, 7zip) dan lain-lain. File-file lampiran tersebut dapat anda kirim sebagai file lampiran email gmail anda.Prosedur yang anda lakukan adalah:1. Login ke account email (gmail)anda, gunakan link berikut:http://www.gmail.com/2. masukkan username dan password gmail andaKlik tombol Masuk (Sign In)3. klik tombol Buat Surat untuk memulai menulis pesan (message)4. Pada bagian untuk : ketik alamat email tujuan (misalnya: muinzandi@yahoo.com)Email tambahan bisa di Cc atau di Bcc, misalnya : muinzandi@gmail.com, andimuinz@yahoo.com (penulisan email jika lebih dari satu dipisah dengan tanda koma)Keterangan:Bcc bisa anda gunakan jika ingin orang yang anda kirimi email tidak bisa mengetahui ke mana saja email tersebut anda kirimkan). sederhananya seperti ini, jika anda mengirim email ke 20 orang (alamat email), maka orang pertama tidak tahu ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian juga orang kedua tidak mengetahui ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian seterusnya.Jika menggunakan Cc maka 20 orang yang anda kirimi email mengetahui ke mana saja anda kirim email tersebut.d. Judul : diisi dengan topik/tema suratIsi pesan yang akan anda kirim pada bagian kotak teks editorUntuk menyisipkan attachment/ file lampiran (dalam contoh ini saya melampirkan gambar). Klik tombol Lampiran5. Pilih file yang akan dilampirkanKlik tombol Open6. Akan tampak satu file telah dilampirkan, untuk menambah file lain yang ingin dilampirkan, klik tombol "Lampirkan file lain"7. Klik tombol "Browse"8. Pilih file lain yang akan dilampirkan (lihat kotak dialg pada nomor 5 diatas)Klik tombol selesai9. Lihat sudah terlampir 2 file (anda bisa melampirkan lebih dari 2 file)Untuk mengirim pesan klik tombol Kirim10. Jika berhasil maka akan mucul pesan berikut Tips : Untuk menyimpan file attachment ini, caranya mudah. Ada dua cara yang bisa Anda pilih untuk melakukannya. Cara pertama adalah mengklik kanan keterangan file attachment setelah Anda membuka e-mailnya lalu pilih “Save As”. Selanjutnya, Anda tinggal memilih satu folder dalam hard disk untuk menampung file attachment tersebut. Sementara itu, cara kedua menggunakan perintah dari menu bar. Buka e-mail yang memiliki file attachment dengan cara klik ganda. Selanjutnya, dari menu bar klik “File Save attachment. Sekali lagi, Anda tentukan folder dalam hard disk lalu klik “OK”.

Beberapa cara telah dicoba untuk dimanfaatkan untuk menghindari serangan virus ini antara lain :Tidak membuka file attachment yang dikirim dari orang yang tidak dikenal. Himbauan tersebut memang masuk akal. Akan tetapi sayangnya hal tersebut sudah diantipasi oleh para pembuat virus. Misal virus explore_zip ini, dengan cara kerjanya yang cukup rapih, ketika seseorang mengirim email ke salah satu rekannya, dan kebetulan sistem pada si penerima tersebut sudah terinfeksi virus explore_zip, maka virus tersebut secara otomatis akan me-reply email itu dan mengikut-sertakan file virus tersebut. Artinya si pengirim akan mendapat kiriman email dengan subject jawaban dari email yang dikirimkan sebelumnya, isinya menyatakan bahwa email tersebut sudah diterima dan anjuran untuk membuka file attachment tersebut.

Memasang anti virus di mailserver dan di setiap PC . Hal ini berarti pengeluaran biaya yang tidak sedikit lagi walaupun biasanya tidak banyak membantu. Bukan saja biaya pembelian program anti virus, tetapi juga biaya akan waktu dan tenaga yang terbuang untuk memasang program anti virus di setiap mesin. Ditambah faktor keterlambatan tersedianya anti virus, yang biasanya antivirus baru dibuat setelah ada virusnya. Setiap update anti virus akan menghabiskan biaya dan waktu tambahan, karena harus dilakukan kepada semua sistem komputer

Memanfaatkan sistem operasi Linux untuk mencegah penularan virus. Cara ini cukup murah dan ampuh dan telah terbukti sangat bermanfaat terutama pada sistem jaringan di perusahaan yang memiliki pengguna cukup besar. Metoda ini sebenarnya merupakan metoda pencegahan yang mengurangi kemungkinan masuknya virus lewat file attachment yang dikirim via email. Metoda terakhir inilah yang akan diterangkan pada tulisan ini secara lebih mendalam. E.

MELAKUKAN REPLY DAN FORWARD
CARA REPLY E-MAIL

Cara membalas e-mail bisa dilakukan sama seperti ketika mengirim e-mail. Hal ini berarti kita harus mengetikkan lagi Id pengirim e-mail. Berikut ini cara yang lebih praktis untuk membalas e-mail yang mana Id pengirim e-mail sudah tercantum secara otomatis.
1. Langkah pertama untuk membalas e-mail adalah membuka e-mail tersebut terlebih dahulu.
2. Klik tombol Reply (Jawaban)
3. Sebelum Anda mengetik surat balasan, sebaiknya isi surat sebelumnya dihapus terlebih dahulu. Cara mengetik surat sama seperti saat Anda mengirim e-mail.
4. Klik tombol Send (Kirim) untuk mengirim e-mail. Jika e-mail tersebut berhasil dikirim ke alamat e-mail yang dituju, maka maka akan muncul keterangan Sent (Terkirim).
5. Selanjutnya, jika Anda ingin kembali ke tampilan sebelumnya maka gunakan tombol Back, sedangkan jika Anda sudah ingin keluar dari Yahoo mail maka klik Sign Out (Keluar).Ada kalanya anda ingin surat elektronik (e-mail) anda yang berbasis webbased mail, anda teruskan ke account emai anda yang lain,misalnya ke yang berbasis imap4 and pop3, mungkin disebabkan karena anda ingin membaca email dari ponsel anda yang menggunakan wap dengan koneksi internet gprs,atau mungkin anda merasa mailbox anda yang sudah penuh, dan banyak faktor lainnya.Jadi, kesimpulannya, email forwarding / penerusan email adalah cara untuk mengalihkan email yang dikirimkan oleh orang lainke alamat email yang kita berikan ke alamat email yang kita berikan kepada orang tersebut dialihkan ke alamat email yang kita setting sendiri.Berikut ini saya ingin mensharing tips melakukan forwarding email dari yahoo ke account email lain,contohnya saya disini ingin memforward email dari : abcde@yahoo.co.id ke alamat email : abcde@gawab.com .Perlu diingat, tidak seluruh domain email yahoo bisa menggunakan fitur ini, setahu saya, domain yahoo yang mempunyai fasilitasemail forwarding adalah : yahoo.co.id (Indonesia) dan yahoo.com.sg (singapura), mungkin anda mempunyai yang lain ?Step demi step kita lakukan disini adalah sebagai berikut:
1. Login dahulu ke yahoo! mail dengan username & password anda.
2. Setelah masuk ke interface yahoo mail, pilih OPSI
3. Akses dan Penerusan POP
4. pilih antara 1. Akses Web & POP [Setelan POP] dengan 2. MeneruskaF. MENGELOLA E-MAILBerikut tips mengelola e-Mail secara profesional:
Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.

Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya.MENGELOLA E-MAIL DENGAN PAKAI WEBMAIL ATAU E-MAIL CLIENT Dengan apa Anda biasanya mengelola e-mail? Webmail atau program e-mail client seperti Outlook Express, Eudora, atau Netscape Messenger? Atau, jangan-jangan Anda masih bingung dengan perbedaan antara webmail dengan e-mail client? Jangan khawatir! Uraian berikut ini akan menjawab rasa penasaran Anda.E-mail merupakan media surat-menyurat yang dilakukan melalui media elektronik alias komputer. Dengan e-mail, komputer-komputer di seluruh dunia - yang terhubung dalam jaringan internet - bisa saling mengirim pesan, sebagaimana layaknya Anda mengirim surat kepada rekan-rekan Anda yang tingal di belahan dunia yang lain.Dilihat dari cara kerjanya, proses pengiriman e-mail sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortirnya berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.E-mail pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama bernama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang Anda kirim ke alamat (baca: mail server) tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Post Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke "kotak pos" Anda.Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, komputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan "nongkrong" di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol bernama POP3 tadi.Anda sebagai penerima e-mail memiliki keleluasaan untuk memilih, dengan program atau media apa Anda mengambil pesan-pesan yang masuk ke mail server Anda. Setiap mail server memiliki fasilitas bernama webmail yang memungkinkan Anda mengelola e-mail dari mana saja di seluruh dunia. Yang penting, komputer Anda memiliki akses internet.Webmail ini bisa diakses melalui program browser favorit Anda seperti Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera, dan sebagainya. Anda tinggal mengetikkan alamat URL dari webmail tersebut (misalnya http://mail.yahoo.com atau www.hotmail.com), melakukan login dengan memasukkan username dan password, lalu Anda akan segera bisa melihat pesan-pesan yang masuk ke "kotak surat" alias inbox Anda. Inilah yang disebut sebagai "mengelola e-mail dengan webmail".Sementara POP client (atau e-mail client) adalah software pengelola e-mail yang bertugas untuk memindahkan pesan-pesan e-mail dari mail server Anda ke harddisk di komputer Anda. Karena tugasnya adalah memindahkan, maka inbox di mail server Anda akan kosong setelah pesan-pesan tersebut masuk ke komputer Anda.Ada sejumlah program e-mail client yang cukup populer, seperti Microsoft Outlook dan Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger, dan masih banyak lagi. Anda bisa memilih program yang Anda sukai, atau program yang Anda anggap paling bagus. Agar pesan-pesan e-mail Anda di server bisa diambil dengan sukses oleh program e-mail client, Anda harus mengatur setting untuk POP3 dan SMTP account-nya.Untuk POP3 account biasanya bersifat fixed, tidak bisa diubah-ubah. Jika Anda menggunakan account e-mail CBN misalnya, maka POP3 accountnya adalah pop.cbn.net.id. Sedangkan SMTP account biasanya lebih fleksibel, karena tergantung dari ISP yang Anda gunakan. Misalnya Anda menggunakan account e-mail gratisan dari hotpop.com. Anda bisa menggunakan SMTP account-nya hotpop.com (smtp.hotpop.com), atau SMTP dari ISP Anda (untuk CBN, SMTP account-nya adalah smtp.cbn.net.id).Secara umum, penggunaan e-mail client akan meminimalisir "ketergantungan" Anda terhadap akses internet. Kenapa? Karena koneksi internet hanya Anda butuhkan ketika melakukan dua hal: (1) mengambil pesan-pesan e-mail dari mail server Anda, dan (2) ketika Anda hendak mengirim e-mail. Anda sama sekali tidak membutuhkan koneksi internet ketika membaca atau mengetik pesan e-mail.G. MELAKUKAN DOWNLOAD ATTACHMENT DAN MEMINDAHKAN PADA MEDIA LAINTulisan ini barangkali teramat sederhana bagi yang sudah terbiasa menggunakan fasilitas attach files ini, namun mungkin juga akan sangat berarti bagi pembaca yang belum pernah mencoba menggunakannya. Aplikasi e-mai adalah aplikasi komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima e-mail. Dewasa ini aplikasi e-mail telah mengalami banyak perkembangan dengan penambahan fitur-fitur baru. Oleh karena itu aplikasi e-mail tidak hanya berguna untuk mengirim dan menerima e-mail teks biasa. Misalnya , beberapa aplikasi e-mail telah dilengkapi address book yang selain menyimpan nama dan alamat e-mail rekanan, juga dapat dipergunakan untuk menyimpan alamat rumah, kantor, nomor telepon, tanggal ulang tahun dan bahkan foto orang-orang yang kita sayangi.

Salah satu fitur yang “barangkali” belum kita pergunakan adalah attach files
(lampirkan files). Dengan fitur ini pengguna dapat mengirimkan berkas dalam bentuk apapun, baik dokumen, gambar, audio maupun video sejauh besar berkas tidak melebihi kapasitas penyedia layanan e-mail.

Untuk mempergunakan fasilitas ini mari kita ikuti langkah-langkahnya.

A. Mengirimkan e-mail dengan fitur attach files
1. Apabila kita telah membuka teks untuk menulis pada e-mail, maka pada halaman penulisan e-mail kliklah tombol “Attach Files” (….@yahoo.com) atau “lampirkan file” bagi pembaca yang mempergunakan alamat e-mail …….@yahoo.co.id
2. Ada 5 kolom sebagai tempat lokasi berkas yang akan dilampirkan. Kliklah tombol “browse” dan pilih berkas yang akan dilampirkan. Di sini pengguna dapat pula langsung menuliskan lokasi berkas di komputer lokalnya apabila tahu dengan pasti alamat/lokasi berkasnya.
3. Setelah selesai memasukkan lokasi berkas-berkas yang akan dikirimkan, kliklah tombol “Attach Files”. Tunggulah sebentar ,saat ada tulisan “Attaching files” yang menandakan bahwa file kita sedang dilampirkan. Lama waktu tunggu umumnya tergantung pada kecepatan koneksi internet dan berkas yang dilampirkan. Makin lambat koneksi internet atau makin besar berkas yang dilampirkan, makin lama waktu tunggunya.
4. Apabila berkas-berkas telah dilampirkan dengan sukses maka akan muncul “The following files have been attached” yang memberitahukan bahwa file telah dilampirkan. Selanjutnya kliklah tombol “Continue to Message”. Apabila ingin melampirkan lebih banyak berkas kliklah lagi “Attach more Files” dan ulangi tahap-tahap pengirimannya seperti langkah-langkah di atas. Bila telah selesai menulis e-mail, kliklah tombol “send/kirim”

B. Menerima e-mail
1. Sebelum membaca e-mail, sebagaimana biasa pengguna harus melakukan login dengan mengisi Yahoo!ID dan password-nya. Selanjutnya kotak pos akan muncul dengan pemberitahuan jumlah e-mail baru yang diterima pengguna. Kliklah “inbox/kotak masuk” untuk membuka kotak pos.
2. Setelah tampil daftar e-mail baru yang masuk dan diterima pengguna pilihlah e-mail yang akan dibaca terlebih dahulu. Apabila ingin menyimpan berkas teks yang dikirimkan maka kliklah “Download File” di sebelah kalimat “Plain text Attachment”. Kemudian bila kita ingin menyimpan berkas/gambar yang dikirimkan, kliklah “Save to Computer” di sebelah Thumbnail gambar.
3. Apabila telah berganti tampilan, selanjutnya kliklah “Download Attachment” untuk menyimpan berkas ke dalam komputer lokal pengguna.
4. Setelah selesai, pengguna akan dibawa kembali ke halaman isi e-mail.CARA MENYIMPAN FILE ATTACHMENTDownload Attachment dan Memindahkan pada Media yang Lain.Membuka/menyimpan attach file:1. Buka e-mail yang mengandung file attach.2. Klik nama file attachment.3. Klik scan and download attachment.4. Klik Download attachment jika file benar-benar terbebas dari virus.5. Akan muncul kotak dialog dengan pilihan:open, untuk membuka.save, untuk menyimpan.cancel, untuk membatalkan.6. Jika ingin menyimpan file attachment klik save, lalu pilih pada save as direktori yang ingin dijadikan tempat penyimpanan.Virus dapat ditemukan pada attachment e-mail yang anda dapatkan melalui Outlook Express. Hal ini berbeda dengan pengambilan emai di web browser yang mengijinkan anda melihat terlebih dahulu daftar e-mail, dan memilih sendiri e-mail mana yang ingin di akses atau di download. Pada Outlook Express anda tidak dapat melakukan hal tersebut. Tetapi masih banyak cara menaggulanginya, seperti langkah-langkah berikut:
Jalankan Outlook Expres sehingga terlihat layar utama.
Pilih pada menu Tools, Option….
Pada jendela option pilih tab Security. Centang pada do not allow attachment to be savedopened that couldp potentially be a virus. Pilihan ini akan mengamankan attachment yang mengandung virus, agar tidak bisa disimmpan dan dibuka.
Masih pada layar yang sama anda dapat mencentang Warm me when other Application try to send e-mail as me. Hal ini mencegah program lain secara diam-diam mengirimkan e-mail tanpa anda ketahui. Beberapa virus dan program yang tidak betanggung jawab, kerap kali melakukan hal ini. Klik tombol ok untuk menyimpan konfigurasi .
Dengan konfigurasi ini, jika ada e-mail yang mengandung attachment yang di curigai mengandung virus oleh Outlook Express , maka pilihan menu File, Attachment sehingga tidak dapat di akses, walaupun e-mail anda memiliki Attachment.
Jika Anda yakin Attachment pada e-mail anda tidak mengandung virus anda dapat menon aktifkan Do not allow attachment to be saved or opened that could potentially be a virus, dengan cara sama dengan yang di atas. Simpan file attachment yang diterima via email ke suatu folder misalkan c:\temp.Jika file yang diterima terdiri dari beberapa file, maka biasanya ada satu file yang berekstension *.ex_ dan sisanya berekstension *.r00, *.r01, *.r02, dstnya.Misalkan file yang diterima sebanyak 4, maka nama filenya kira-kira sbb :krt97_560.ex_krt97_560.r00krt97_560.r01krt97_560.r02 Ke-4 file tersebut di atas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.Jika Anda tidak dapat melihat nama file secara lengkap (nama file beserta ekstension), misalkan yang terlihat oleh Anda adalah file krt97_560 (jika lengkap terlihat krt97_560.r00), krt97_560 (jika lengkap terlihat krt97_560.r01), krt97_560 (jika lengkap terlihat krt97_560.r02), maka lakukan langkah-langkah berikut agar bisa melihat nama file secara lengkap :- Jalankan program Windows Explorer.- Buka menu View - Folder Options atau Tools - Folder Options (tergantung versi Windows).- Dari jendela Folder Options - View, buang tanda tick mark pada pilihan Hide file extensions for known file types.Langkah-langkah membuka file yang disertakan :1. Buka e-mail yang mempunyai file attachment2. Di bawah teks isi e-mail, kita dapat melihat file yang disertakan dalam e-mail tersebut3. Klik file yang ingin disimpan4. Klik tombol Download Attachment5. Klik tombo Save untuk menyimpan file attachment6. Pilih folder tempat menyimpan7. Tunggu sampai proses penyimpanan selesai8. Klik tombol Open untuk membuka file9. Klik tombol Back to Message untuk menampilkan halaman web yang menampilkan pesan e-mailH. KODE ETIK PENGGUNAAN E-MAIL Kode Etik Penggunaan E-mail:1. Membalas segera surat yang intensitasnya penting.2. Mengefektifkan kata-kata.Hal yang Harus Ditaati:Kode Etik Penggunaan E-mailEtika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette.

Berikut ini beberapa aturan yang perlu diketahui dalam berkomunikasi melalui e-mail :
1. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai
5. Jangan melakukan spam
6. Perhatikan dahulu susunan e-mail ”forwards”
7. Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong
8. Gantilah ”Subjek” atau judul e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah
9. Hapuslah pesan ”Reply” yang tidak perlu.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
11. Bersabarlah dalam menunggu balasan ( reply )
12. Jangan mengirim e-mail dengan lampiran (attachment)yang terlalu besar.
13. Hindari kesalahan ejaan ataupun tata bahasa.1
14. Hindari penggunaan kata-kat ”pedas”
15. Baca Frequently Asked Questions ( FAQ ).